Instalarea de programe tip keylogger de catre angajatori pentru a supraveghea activitatea salariatilor nu este o noutate, insa in ultima perioada din ce in ce mai multe firme decid sa apeleze la aceste software-uri spion, pentru a monitoriza activitatile angajatilor la serviciu, fie ca este vorba despre activitati pe care acestia le fac pe computerele firmei, fie ca este vorba chiar despre informatii confidentiale pe care acestia le acceseaza de pe aceste device-uri.
Angajatii isi pot accesa la serviciu emailul personal sau chiar conturile bancare, isi pot introduce parolele personale si pot tasta, de asemenea, mesaje de natura personala, care prin software-urile keylogger devin imediat accesibile atat celorlalti angajati cat si echipei de conducere.
Practicile indiscrete de supraveghere la locul de munca sunt o constanta a zilelor noastre in mod special in SUA, dar nu numai, din ce in ce mai multe companii din tari europene apeland si ele la aceste tehnici.
Companiile au capacitatea legala de a folosi software-urile keylogger pe computerele de serviciu, de a instala camere video de supraveghere, de a monitoriza atentia angajatilor, de a urmari miscarile fizice prin software-uri de geolocalizare, de a face liste de website-uri vizitate si de aplicatii, de a monitoriza emailuri, postari din social media si instrumente de colaborare, si de a pune cap la cap date privind productivitatea si modul in care angajatii isi petrec timpul, precum si cat le ia sa duca la bun sfarsit anumite sarcini.
Intr-o perioada in care un numar tot mai mare de persoane lucreaza de acasa din pricina pandemiei COVID-19, granita dintre afaceri si activitati personale s-a estompat, pentru ca oamenii isi petrec un timp considerabil pe echipamentele companiei si in apeluri video de serviciu, inclusiv seara si in weekend-uri. Asa cum vom discuta mai jos, aceste evolutii ridica ingrijorari importante pentru angajatii companiei si subliniaza nevoia unor masuri mai puternice de protectie a angajatilor aflati in astfel de situatii.
Software-urile keylogger
Munca pe echipamentele firmei si pe retelele generale ale companiei este supusa in general monitorizarii, atata timp cat activitatea se desfasoara in timpul orarului normal de serviciu. Legislatia in vigoare permite companiilor sa urmareasca activitatile angajatilor, fara ca acestia sa aiba un cuvant de spus.
Daca angajatii intrepatrund activitatile personale si cele de serviciu pe device-urile companiei, pot expune in fara supervizorilor informatii private. Insa, ca regula generala, angajatii au oricum putine asteptari in ceea ce priveste confidentialitatea atunci cand sunt pe terenul firmei sau cand folosesc echipamentele acesteia.
Supravegherea video
Companiile au voie sa se implice in activitati de supraveghere video in spatii comune, dar nu si in cele private, precum bai sau vestiare. Angajatorii pot folosi televiziunea cu circuit inchis pentru a asigura securitatea, pentru a monitoriza miscarea si pentru a urmari performanta angajatilor.
Legea permite angajatorilor sa fotografieze angajatii in mod deschis, in locurile in care acestia isi desfasoara activitatea si in timpul orelor de program, pentru studii legate de timp si miscare, sau ca parte a unui proces de investigatie. Dar camera sau echipamentul de inregistrare trebuie sa fie la vedere si nu ascuns.
Monitorizarea atentiei
In unele locuri, firmele folosesc camere web pentru a urmari atentia angajatilor. Folosind date biometrice precum miscarile ochilor, ale corpului si expresiile faciale, softul webcam poate evalua daca oamenii acorda atentie taskurilor pe care le au de facut si daca sunt suficient de atenti la activitatile de la locul de munca si la video call-uri. Cei care nu sunt atenti pot fi mustrati sau se pot intreprinde actiuni disciplinare impotriva lor.
Tracking-ul geolocatiei
Smartphone-urile multor firme au functii de geolocalizare ce permit urmarirea miscarilor fizice si a locatiei. Ele pot arata locatiile echipamentului pe o distanta data si pot urmari timpul petrecut acolo de utilizatorul device-ului. Combinatia de timeline-uri si locatie fizica este importanta pentru ca arata unde sunt angajatii, precum si cand si cat stau intr-o locatie anume.
Navigarea pe net si utilizarea aplicatiilor
Multe companii utilizeaza softuri care le arata website-urile pe care le viziteaza angajatii si aplicatiile pe care acestia le-au folosit. Aceasta permite companiilor sa monitorizeze comportamentul de navigare pe internet si sa vada daca angajatii pierd timpul sau intra pe site-uri nepotrivite. Mai mult, companiile pot monitoriza utilizarea aplicatiilor ca mod de a evalua productivitatea si respectarea politicii companiei.
Monitorizarea emailului si a retelelor de socializare
Aproape in fiecare companie emailurile sunt supuse controlului si supravegherii angajatorilor, pentru ca acestia sa se asigure ca angajatii respecta politicile companiei, ca nu se implica in activitati ilegale, ca nu scurg informatii, sau ca nu folosesc echipamentele de serviciu pentru actiuni abuzive si de hartuire.
Companiile pot folosi cautarile dupa cuvinte cheie anume pentru a detecta activitati suspecte sau lipsite de etica si pot monitoriza descarcarile de atasamente. Un studiu Gartner din 2018 a descoperit ca “jumatate din companiile mari folosesc o foma de tehnica de monitorizare pentru a tine evidenta angajatilor, inclusiv metode precum analiza textelor emailurilor si mesajelor din social media si colectarea de date biometrice”.
Instrumentele pentru colaborare
Un numar din ce in ce mai mare de companii folosesc instrumentele de colaborare precum Slack pentru comunicarea interna. Aceste platforme permit angajatilor sa trimita mesaje private intre ei, sa comenteze produsul muncii fiecaruia, si sa faca schimb de memo-uri, documente, rapoarte si video-uri. Daca au loc pe echipamentele companiei, aceste activitati sunt supuse monitorizarii companiei, pentru ca sunt considerate a fi o parte a activitatii obisnuite.
Date privind productivitatea
Leaderii companiilor folosesc softurile pentru a urmari ceea ce fac angajatii lor, cat de rapid fac respectivul lucru si cat de productivi sunt. Aceasta include activitati precum numarul si lungimea emailurilor, cat de mult timp necesita compunerea anumitor mesaje, cat de mult timp necesita indeplinirea anumitor taskuri, cat de mult timp dintr-o zi este dedicat intalnirilor si apelurilor telefonice, si cat de mult timp de pauza sau fara ocupatie au angajatii.
Moduri de a proteja confidentialitatea angajatilor
Daca ne gandim la toate acestea laolalta, e clar ca organizatiile au la dispozitie o gama larga de instrumente pentru a monitoriza performanta angajatilor si pentru a urmari activitatile. Cata vreme monitorizarea are loc in birouri, pe device-urile companiei, nu exista multe limite cu privire la ceea ce au voie sa faca organizatiile.
In aceasta situatie, este nevoie ca inca de la angajare sa fie clarificate regulile la locul de munca, astfel incat angajatii sa inteleaga cat mai clar modurile in care sunt monitorizati, mai ales in perioada in care lucreaza de acasa. Trebuie sa existe o protectie mai puternica a confidentialitatii angajatilor, o mai mare transparenta cu privire la practici, si o mai buna notificare cu privire la instrumentele folosite.
Notificari suplimentare pentru angajati
Cu o astfel de ubicuitate a softurilor de monitorizare pe dispozitivele companiei, este important sa fie dezvoltate noi legi, reglementari si politici care sa prevada notificarea angajatilor cu privire la practicile de supraveghere.
Clarificarea regulilor cand angajatii lucreaza de acasa
Una dintre zonele in care se remarca o nevoie foarte mare de schimbare este cea privitoare la regulile de monitorizare atunci cand agajatii lucreaza de acasa. Munca de acasa, fie ea full-time, fie part-time, va deveni probabil noua normalitate, chiar si dupa ce COVID-19 va disparea.
Multor angajati le place confortul muncii de acasa si flexibilitatea pe care le-o confera, astfel incat sa se poata ocupa si de copii si eventual de varstnicii pe care ii au in grija. Dar in aceasta situatie, angajatii au nevoie de garantii ca intimitatea lor este protejata chiar si atunci cand folosesc laptopurile sau telefoanele companiei.
Estomparea granitelor dintre timpul pentru munca si cel non-munca a crescut in perioada de pandemie, pentru ca multi oameni prefera sa munceasca in timpul noptii sau in weekend-uri, si imbina taskurile personale cu cele profesionale. Este de datoria companiilor sa respecte intimitatea angajatilor, pentru ca oamenii fac trecerea rapida de la activitati personale la cele legate de serviciu si inapoi, in cursul zilei. Nu ar fi corect, astfel, sa concediezi sau sa penalizezi angajati care incalca regulile locului de munca atunci cand lucreaza de acasa.
Reguli mai clare cu privire la partajarea datelor si la divulgarea de informatii
Companiile ar trebui sa fie mai clare cu privire la regulile lor privind partajarea datelor. In ce circumstante datele sunt disponibile superiorilor imediati, mid-level si top-level si ce au voie sa faca in legatura cu aceste informatii? Trebuie sa existe politici legate de necesitatea acordului angajatului pentru acest gen de divulgari de informatii.
De asemenea, ar trebui sa existe date clare referitoare la circumstantele in care datele colectate pot fi puse la dispozitia fortelor de ordine, oficialilor guvernamentali si organelor de supraveghere legislative, precum si la situatiile in care datele pot fi divulgate altor angajati.
Limite pentru timpul de stocare a datelor
Ar trebui sa existe limite cu privire la durata de timp in care se pot stoca datele colectate in procesul de supraveghere a angajatilor. Durata exacta de timp trebuie sa depinda de sensibilitatea informatiilor si de daunele pe care aceste le-ar putea aduce angajatilor. Informatiile angajatilor nu ar trebui stocate pentru perioade nedefinite de timp de catre anngajatori, ci doar atata timp cat servesc unui scop clar si sesizabil.
Legislatia europeana
Reglementarile cu privire la Protectia Generala a Datelor in Uniunea Europeana acopera angajatii si ofera protectie pentru confidentialitate. UE noteaza insa ca notificarea angajatilor si consimtamantul este limitat in practica, din cauza dezechilibrelor semnificative de forte intre angajati si angajatori. In majoritatea cazurilor, angajatii nu au de ales decat sa-si exprime consimtamantul, pentru ca este o cerinta a jobului, iar daca nu isi dau acordul inseamna ca nu pot duce la indeplinire indatoririle jobului.
Indiferent de situatia legala, insa, companiile ar trebui sa dezvolte cele mai bune practici pentru a-si limita supravegherea. Chiar daca au dreptul legal de a-si monitoriza angajatii, nu inseamna ca trebuie sa utilizeze intreaga gama de instrumente de monitorizare.
Angajatorii ar trebui sa recunoasca faptul ca angajatii au asteptari cu privire la confidentialitate si intimitate la locul de munca si ca au nevoie de practici care sa respecte aceste asteptari. Daca este permisa utilizarea ocazionala in scop personal a emailului si a device-urilor de serviciu, angajatorii ar trebui sa respecte mesajele si activitatile de natura personala.
