Nu cu foarte mult timp in urma era ceva neobisnuit sa lucrezi in afara biroului. Astazi, insa, multi angajati de la birouri lucreaza la distanta. Desi munca la distanta este un “trend” determinat in mare parte de pandemia care a impus pe cat posibil lucrul de acasa, multi oameni au vazut beneficiile acestui tip de a lucra chiar dinainte de reglementarile impuse de COVID-19. Iar acum, dupa ridicarea restrictiilor, multi angajatori reconsidera nevoile afacerilor lor in ceea ce priveste resursa umana.
Ideile noastre cu privire la ce este necesar pentru a conduce o afacere s-au schimbat, si desi inainte existenta unui sediu fizic era esentiala, astazi sediul nu mai este atat de important pe cat era odinioara. Iar aceasta noua realitate face multe companii sa se intrebe daca au cu adevarat nevoie de un sediu fizic.
Nu exista un raspuns general valabil la aceasta intrebare, pentru ca fiecare companie are nevoi si prioritati diferite. Exista totusi cateva intrebari pe care fiecare companie ar trebui sa si le puna atunci cand decide daca ar trebui sa pastreze sau nu un sediu fizic pentru birouri.
Merita investitia?
Primul aspect la care se gandesc multi angajatori este daca merita sa acopere costurile unui birou fizic. Costul pentru a detine un birou este o cheltuiala majora, iar daca nu iti trebuie cu adevarat, e ca si cum ai arunca banii pe fereastra.
Daca ai un business nou sau unul mic, poate ca ti-ai propus sa ai un birou in viitor, insa nu faci fata acestei cheltuieli in acest moment. Pentru multe afaceri, un spatiu fizic pentru birou poate fi un aspect la care sa lucreze in timp.
Indiferent de importanta sau de varsta unei companii, pentru unele afaceri este foarte important sa detina un sediu fizic. Faptul ca nu au un birou poate crea o imagine mai putin profesionista sau mai putin de succes in comparatie cu firmele care au un sediu. Cu alte cuvinte, este important sa te gandesti cum este perceputa lipsa unui birou in domeniul in care activezi.
Exista companii pentru care un birou fizic poate aduce mai multa activitate, ceea ce ar putea contrabalansa costul biroului. Analizeaza toate cheltuielile pe care le implica un sediu fizic si decide daca beneficiile pe care ti le va aduce merita pretul pe care il vei plati.
Ce impact are pentru angajati?
Cel mai probabil iti cunosti mai bine decat oricine altcineva echipa, atributiile fiecarui job si cum functioneaza angajatii tai. Crearea, pentru prima data, a unui sediu fizic sau tranzitia la munca la distanta va avea un impact asupra angajatilor si poate afecta modul in care acestia lucreaza. Desi iti doresti ca toata lumea sa fie multumita de regimul de munca, uneori nu este posibil sa oferi fiecarei persoane ceea ce isi doreste, iar acest tip de flexibilitate nu este o optiune in toate domeniile si in toate functiile.
Unii dintre angajati pot avea pozitii si responsabilitati dificil de dus la indeplinire la distanta. Poate ca unii dintre ei au nevoie de un spatiu privat in care sa organizeze intalniri cu clientii, sau poate ca e pur si simplu dificil sa aiba acasa resursele de care au nevoie pentru jobul lor. Daca ai angajati care depind de interactiunea personala pentru a-si face treaba, cel mai probabil nu va fi posibil sa renunti complet la un sediu fizic.
Ia in calcul ce impact va avea asupra angajatilor tai mediul in care lucreaza si vezi daca mediul tau actual le dauneaza sau ii ajuta.
Chiar daca faci o shimbare benefica angajatilor, tot vei avea nevoie de un timp pentru ca acestia sase adapreze la noul mod de lucru.
Poti lucra intr-un birou mai mic?
Dupa un an de lucru de acasa, multi angajati au descoperit ca prefera sa aleaga unde lucreaza.
Stiind ca multi isi pot face treaba la fel de bine si de la distanta, poti lua in calcul sa iti lasi angajatii sa lucreze in continuare de acasa, daca asta isi doresc. Desigur, vor exista cativa angajati care prefera sa vina in mod regulat la birou si mai multi care vor dori sa vina fizic la serviciu doar din cand in cand, atunci cand este nevoie – un model de lucru hibrid.
Daca vrei sa mentii ca optiune pentru angajatii tai lucrul fata in fata, va trebui sa ai un spatiu de lucru disponibil pentru acestia. Insa, in aceasta noua realitate, multe companii sunt in situatia in care nu au la birou simultan decat o parte din angajati.
Afacerile care nu necesita ca intregul staf sa fie in acelasi timp la birou nu vor avea nevoie de un birou de aceleasi dimensiuni ca inainte.
Daca oferi angajatilor tai varianta muncii la distanta, ia in calcul trecerea la un birou mai mic. Daca tii neaparat sa ai un sediu fizic, vei avea nevoie doar de suficient spatiu pentru cei care vin efectiv la birou. In mod similar, nu toti angajatii au nevoie de propriul birou daca nu vin atat de des la serviciu, astfel ca poti economisi mult din spatiul de la birou de care nu ai nevoie. Daca nu ai multi angajati care sa vina regulat la birou, poti lasa cateva birouri deschise pe care le poate folosi oricine atunci cand vine la birou. Un birou mai mic iti permite sa te bucuri de toate avantajele unui sediu fizic, ajutandu-te, in acelasi timp, sa eviti sa platesti pentru mai mult spatiu decat ai nevoie.
Ai o locatie de coworking in apropiere?
Spatiile pentru coworking au devenit extrem de populare in ultimii ani. Daca te gandesti sa scapi de sediul fizic, acest tip de aranjament poate fi o solutie. Un spatiu de coworking – munca in comun – iti ofera un loc in care sa iti desfasori activitatea, similar unui sediu dar deschis si altor persoane. Vei avea astfel un spatiu fizic in care sa lucrezi, cu aceleasi dotari ca un birou, dar va fi o optiune mult mai flexibila decat inchirierea unui birou efectiv.
Spatiile de coworking au devenit ceva comun pentru freelanceri si angajati la distanta, insa ele sunt o optiune si pentru firme. Daca nu vrei sa iti bati capul cu inchirierea unui birou, dar nici nu stii daca poti lucra complet de la distanta, un spatiu de coworking iti poate oferi ce e mai bun din ambele lumi. Desigur, nu exista spatii de coworking in toate zonele, asa ca va depinde de ce ai la dispozitie.
Cea mai clara concluzie este ca desi pentru unele companii existenta unui sediu fizic va fi benefica, pentru altele nu va fi asa. Totul depinde de setup-ul business-ului tau.
Daca efectiv nu ai nevoie sa dai banii pe un spatiu fizic, economiseste! Dar daca pentru compania ta este esential sa dispuna de un sediu fizic, atunci va trebui sa aloci un buget pentru acest asset.
